6 способов уменьшить стресс у организаторов вебинара

Дата07.11.2024

Время чтения4 минуты

Вы решили провести вебинар. Сколько всего надо продумать: интересный и качественный контент, структуру, репетицию выступления со спикером, ответы на возможные вопросы, а еще лендинг, трансляцию, email-рассылки, рекламу. Неудивительно, что организаторы онлайн-мероприятий испытывают стресс.

⠀

Что поможет снизить уровень беспокойства?

Продуманная техническая подготовка влияет на результаты вебинара не меньше, чем его содержание. Сегодня расскажем об инструментах облачного сервиса для онлайн-трансляций и проведения мероприятий We.Cloud Events и покажем, как они позволяют справиться с волнениями и провести вебинар успешно и без стресса.

Мы постарались предвидеть наиболее распространенные ситуации, в которых возникает беспокойство. Для удобства представим, из-за чего переживает организатор вебинара Сергей:

1). Я волнуюсь, что участники забудут про мой вебинар.

Решение:

В личном кабинете We.Cloud Events организатор может активировать функцию «Добавление события в календарь». Тогда при регистрации на мероприятие клиенту на почту придет письмо с подтверждением участия и файлом event.ics. Добавить событие в календарь почтового клиента можно в один клик.

Кнопка «Добавить в календарь» появится и на лендинге события, после того как пользователь зарегистрируется на вебинар.

Сергей сможет отправить зарегистрированным участникам рассылку с напоминанием о вебинаре. Такое письмо не только дополнительно проинформирует о дате и времени события, но и, например, подогреет интерес к теме и спикерам.

2). Сергей напомнил участникам про вебинар, и всё идет по плану, но у него опять тревожные мысли.

Я волнуюсь, что на эфир попадут зрители, которых там не должно быть.

Решение:

При создании события можно выбрать подходящий способ регистрации участников.

По списку: организатор сам загружает e-mail`ы участников. Мероприятие смогут посетить только эти люди. Чтобы подключиться к вебинару, им нужно ввести код доступа из письма.
С регистрацией: можно собрать контактную информацию участников, а также ограничить их количество, закрыв регистрацию при достижении определенного количества участников.
Свободный: мероприятие смогут посетить любые зрители без регистрации и смс. Такое формат подойдет, например, для трансляции бесплатных концертов, спортивных событий и онлайн-эфиров.

3). Сергей напомнил участникам о вебинаре, зарегистрировал по списку тех, кого ждет, и теперь прогоняет в голове все сценарии наперед.

Я волнуюсь, что участники не найдут код доступа к эфиру и не придут на вебинар.

Решение:

При регистрации каждый участник получает письмо с кодом доступа к трансляции. Достаточно ввести его на лендинге, чтобы войти на вебинар.

Не исключено, что пользователь может потерять письмо с кодом в почте или случайно удалить его. В этом случае в We.Cloud Events предусмотрен дополнительный код доступа. В непредвиденной ситуации организатор мероприятия может отправить этот код пользователю, у которого возникли проблемы со входом.

4). Вебинар начался, участники в сборе, а что если …

Я волнуюсь, что в комментариях будут оскорбления или спам. Что делать?

Решение:

Организатор вебинара может настроить модерацию комментариев. Например, одобрять и публиковать реплики и вопросы от зрителей. Если участники нарушают правила приличия и ведут себя неподобающе, то можно отклонять их комментарии и соблюдать в чате трансляции чистоту и порядок.

5). «Легко ли быть модератором?» — задумался наш Сергей. Одни задают вопросы по теме в чат, другие пишут о проблемах со звуком, третьи хотят узнать, будет ли запись вебинара. Как успеть ответить всем, параллельно помогать спикеру, вести рестримы и проверять, подключена ли статистика?

Я волнуюсь, что не справлюсь с модерацией в одиночку.

Решение:

Две головы лучше, чем одна. В We.Cloud Events можно подключить дополнительного модератора-помощника и делегировать ему часть задач.

6). Фух, вебинар подходит к концу, но вопросов про запись все больше. Сергей задумался.

Я волнуюсь, что пообещал отдать запись вебинара, но не делал запись экрана на компьютере.

Решение:

Запись эфира в We.Cloud Events готова сразу после нажатия кнопки «Завершить эфир». Даже если участник вебинара не успел прийти вовремя, он сможет посмотреть эфир в записи по той же ссылке на лендинге. Если такая функция организатору не нужна, то можно нажать на кнопку «Скрыть запись».

Сохранить и скачать запись вебинара можно по кнопке «Сохранить эфир».

Заключение

Как вы считаете, удалось Сергею справиться с волнением и грузом ответственности за проведение онлайн-мероприятия? Уверены, что да.

В We.Cloud Events есть и другие фишки, которые помогут проводить мероприятия легко и удобно. Помимо технической подготовки организаторов на результаты вебинара влияют и такие компоненты, как качество звука и картинки, отсутствие проблем с загрузкой видео. За этим внимательно бдит сервис CDN, который уже подключен к платформе We.Cloud Events.

Еще больше технических подробностей о сервисе We.Cloud Events раскрыли для вас в еще одной статье в блоге.